SAMARBEJDSMANUAL

Velkommen …

til samarbejdsmanualen – som er tænkt som en guide til godt samarbejde mellem salgsafdelingerne og grafisk afdeling.

Afdelingen består af 1 produktionschef, 13 grafikere og 3 elever . Vi håndterer al annonce- og bannerproduktion til alle Sjællandske Mediers dagblade og ugeaviser – og meget meget mere. En del af annonceproduktionen outsourcer vi til Sats & Tegn og NomAD, som er vores eksterne samarbejdspartnere.

For at samarbejdet mellem salg og grafisk afdeling kan foregå mest effektivt, har vi udarbejdet denne samarbejdsmanual.

Du er selvfølgelig altid velkommen til at kontakte grafisk afdeling eller din salgsleder, hvis du har spørgsmål.

Produktion printannoncer

Al annonceproduktion foregår via Adpoint, hvor opgaven lægges “Klar til produktion” og status kan følges. For at få så godt et resultat som muligt er det essentielt med så præcis en overlevering som muligt. Adpoint er også meget vigtig for at vi kan lykkes med vores outsourcing-strategi.

Vi skal som udgangspunkt ALTID have en henvisning til præcis det ordrenummer i adpoint, hvor vi kan finde det materiale vi skal bruge til den nye annonce (medmindre det er en helt ny kunde).

Spalteformater Tabloid

1 sp = 41 mm  
2 sp = 86 mm 
3 sp = 131 mm
4 sp = 176 mm
5 sp = 221 mm
6 sp = 266 mm

Størrelse for en helsideannonce (bredde x højde): 266 (6 spalter) x 365 mm 

Logo

Henvis til tidligere ordrenummer i notefeltet i ADPOINT.
Hvis kunden ikke har været med tidligere – se “Billeder” herunder

Tekniske informationer om logofiler

Billeder

Upload fotos/logoer i ADPOINT.

Hvis grafikeren skal downloade materiale (fotos el. logo) fra nettet, skal du enten sende den præcise “sti” fra browseren (f.eks. http://photo.olelynggaard.dk/photo/photo_one.php?dir=4f4c45204c) eller www-adressen (evt. login og brugernavn) samt fotoets navn/nummer f.eks. http://kvportalen.republica.dk, foto nr. 334-3865. Husk at beskrive så præcist som muligt hvor billedet skal tages fra.

Du kan også scanne materialet og uploade det i ADPOINT

Adobe Stock
Har du brug for specielle billeder, kan du finde dem her: https://stock.adobe.com. I søgefeltet kan du vælge at søge på danske eller engelske ord.
Når du har fundet et foto, klikker du og noterer billedets navn/nr., så vil grafikeren kunne downloade det.

Tekniske informationer om billedfiler

Tekst

Tekst kan skrives på 2 måder:

Som note i ADPOINT eller i et worddokument. Worddokumenter skal uploades på ordrenummer. Når du skriver teksten, kan du evt. i parentes angive om den skal være med fed, kursiv etc.

Eksempel:
Super duber tilbud til dig (Overskrift)
Sure kartofler – Lækre stænger
Skynd dig!! (Fed)

Tekniske informationer tekstfiler

Layout

Hvis kunden har specielle ønsker til layout, farver, placering af diverse elementer, fonte etc. kan du notere det i note-feltet i ADPOINT eller scanne en skitse ind til os og uploade det på ordren. Så følger vi kundens layout bedst muligt.

Færdigt materiale

Konsulenten uploader materialet i ADPOINT – se ADPOINTmanual.
HUSK F-MAT altid er PDF filer.
Såfremt der ikke er fejl i materialet, klarmeldes annoncen automatisk i CrossAd.

Hvis en færdig annonce udløser en “preflight fejl” i adpoint, skyldes det at pdf’en ikke lever op til de krav vi har til trykklart, færdigt materiale. Se krav til færdigt materiale her.

Skal en tidligere indrykket annonce genindrykkes, bruges produktionskoden IEPUF (se produktionskoder) og materialet kopieres fra den tidligere ordre over på den nye i ADPOINT (Se evt. under “Annoncemateriale” kopiering i ADPOINT manualen)

Korrektur – Print

Al korrektur på bookede ordrer går via Adpoint. Det giver et godt, samlet overblik.
Andre opgaver, som f.eks. salgsmateriale, specialproduktioner osv. forgår via mail.

Adpointkorrektur

Alle ordrer håndteres via ADPOINT og konsulent/grafiker følger ordrens status her. Grafikeren vil ALTID sende korrekturen til kunden/konsulenten, afhængigt af produktionskoden.

Vær opmærksom på, at den PDF du modtager fra grafisk afdeling er en “lowres” PDF, dvs. billeder vises i en lav opløsning og kan se lidt “uldne” ud.

Korrektur foregår i ADPOINT enten mellem konsulent og grafiker eller mellem kunde og grafiker – afhængigt af, hvilken produktionskode, der er brugt.

Udgangspunktet er to korrekturgange pr. ordre.

Liste over produktionskoder:

Fejl i bookning eller materiale

Konsulenten holder selv øje med disse to fejl i ADPOINT:
“forkert antal farver” eller “forkert størrelse” .

Ved disse fejl skal konsulenten tjekke om bookningen er korrekt i forhold til det aftalte med kunden.
Hvis bookningen er korrekt, og en af de to fejl stadig er der, skal konsulenten kontakte kunden for nyt materiale, eller bede grafisk afdeling om at tilpasse materialet. Hvis det sidste er tilfældet, skal du HUSKE at ændre ordrens produktionskode til “Delvist færdigmateriale”
(IEDKO hvis den sendes til konsulenten, eller IEDPR hvis korrekturen sendes til kunden).

Grafisk afdeling overvåger færdigmaterialet for preflight fejl og reparerer, hvis det er muligt. I det omfang grafisk afdeling har ressourcer til det, vil vi kontakte kunden, så fejl undgås i fremtiden. Der vil specielt være fokus på tilbagevendende kunder.

Topscroll

Topscroll dimensioner:
Desktop 2560 x 1440 px
Mobil – 1080 x 1920 px

Her kan alle specs fra Adnami ses:
https://www.adnami.io/specs

Bemærk at 30-35% i bunden bliver dækket af sitet. Derfor skal der ikke stå noget vigtigt i de områder.

Onlinekorrektur

Der sendes korrektur til kunder eller konsulenter via Adpoint. Korrekturen godkendes og herefter uploader Grafisk afd. eller Adops til Nexta og Adservere.

For at forenkle og strømline en del af det digitale flow har vi indført en ny procedure.

Helt kort kan det siges at kun grafikere kan ændre ordrens status til: “Klar til kampagne” i Adpoint. Så klarer support/Adops resten. De sørger for at få kampagnerne aktiveret i Adform (sn.dk).

I forbindelse med digitale ændringer af en kampagne, skal rettelsesformular indsendes til supportafdelingen.

Bonus info
Grafisk bliver ofte spurgt til hvornår man kan forvente at en digital opgave er produceret? Der skal bruges to produktionsdage på en kampagne, og med mindre andet er aftalt kan man forvente at opgaven er færdig-produceret senest to hverdage inden den skal online. Eksempelvis skal ’Lokal synlighed’ være godkendt torsdag morgen for at kunne være online mandag morgen. 

Lokal synlighed – produktionskode LSTOP og LSART

Lokal synlighed er en onlinekampagne, der dækker over tre bannerformater. Artikel 300×250, Topbanner desktop 930×180 og topbanner mobil 320×160.

Al korrektur på bookede onlineordrer går via Adpoint. Det giver et godt og samlet overblik.

Færdige onlinebannere fra kunde:
Hvis sælger får færdigt materiale fra kunden skal sælger uploade bannerne til ordren i Adpoint under DELMATERIALER og lægger den “Klar til produktion”.

Herefter sørger grafisk afd. for at tjekke materialet og ændrer status til “Klar til kampagne”.

Produktion af onlinebannere:
Hvis kampagnen skal produceres inhouse af vores grafikere skal info om produktionen skrives i NOTER – f.eks.:
• hvor banneret skal linke til
• budskabet i banner (manus)
• henvisning til ordrenummer mm. (spørg os hvis du er i tvivl)

Sælger uploader logo og billeder i Adpoint i delmaterialer, hvis sådanne skal bruges.

Kunden modtager en korrektur fra Adpoint og når kampagnen er korrekt godkender kunden ordren i Adpoint.

Herefter sørger grafisk afd. for at kampagnen kommer videre til support/Adops.

Salgsmateriale

Opgaver, som vedrører produktion af salgsmateriale, produktion af annonceoplæg eller andet, som ikke kan uploades i ADPOINT sendes på mail til grafisk afdeling.

ALLE mails sendes til grafisk.hilleroed@sn.dk eller grafisk.roskilde@sn.dk

Det er en stor hjælp, når emnefeltet er udfyldt så præcist som muligt med opgavens karakter og meget gerne deadline.

Andre opgaver som magasiner, flyers, visitkort, plakater, etiketter, klistermærker …

… se bureauopgaver:

Deadlines

Normale tryktider og deadlines Grafisk Hillerød og Roskilde 2023

Følg dette link

Produktionskoder print

ALLE ORDRER opkræves produktion, hvis det ikke er færdigt materiale (FMAT)

F-MAT
Færdigmateriale
Koden bliver KUN brugt til Færdigmateriale, som kommer fra kunden. Konsulenten håndterer disse ordrer ved selv at lægge dem i ADPOINT. Grafisk afdeling overvåger ordren i ADPOINT og håndterer eventuelle preflight fejl. Enten ved at reparere eller ved at kontakte konsulenten for at skaffe nyt materiale, der overholder branche-standarden (se mere på www.kankanikke.dk).
Hvis grafisk afdeling giver besked om, at materialet IKKE kan defineres som Færdigmateriale, SKAL konsulenten huske at booke ordren om med én af nedenstående produktionskoder.
OBS: Kun PDF filer kan kategoriseres som færdigmateriale!

IEDPR
Delvis F-MAT Produktion
Bruges til ordrer, hvor der kun skal laves en mindre rettelse/tilføjelse som f.eks. en forhandlerbund, ­datoændring, én splash med en kort tekst og/eller lignende.
Grafisk afdeling sender i korrektur OG sørger for at indhente godkendelse hos kunden før deadline, hvis kunden ikke har ­godkendt annoncen selv.

Kan bruges til annoncer som er under 270 mm, f.eks. dødsannoncer.

IAHKO
Huskorrektur Konsulent
Korrektur sendes til og godkendes af konsulent.

IAKPR
Kundekorrektur Produktion
Bruges til de ordrer, hvor kunden SKAL se en korrektur.
Grafisk afdeling sender i korrektur OG sørger for at indhente godkendelse hos kunden, hvis kunden ikke har ­godkendt annoncen selv.

Denne kode bruges til “almindelige produktionsannoncer” som ikke kræver så meget arbejde (“gør som vi plejer”).

IAPPR
Kundekorrektur Produktion PLUS
Bruges til de ordrer, hvor kunden SKAL se en korrektur.
Supportafdelingen sender i korrektur OG sørger for at indhente godkendelse hos kunden, hvis kunden ikke har ­godkendt annoncen selv.

Denne kode bruges til produktionsannoncer som kræver mere tid og omhu i form af nyt layoutforslag, søgning efter nye billeder og kreative løsninger.

IEPUF
PickUp fra ann
Denne kode bruges KUN til de ordrer som tidligere har været produceret eller afleveret som færdigmateriale.
HUSK altid at tjekke at ordren er booket i samme størrelse/farver som den tidligere indrykkede og at det tidligere materiale stadig er tilgængeligt i ADPOINT.
ADPOINT gemmer materialet på ordren 24 måneder tilbage!

Arbejdsflow
IEDPR – IAKPR – IAPPR

annoncen godkendes af GRAFISK AFDELING

Arbejdsflow
IAHKO

annoncen godkendes af salgsafdelingen/
supportafdelingen

Arbejdsflow
FMAT

annoncen bliver autmatisk godkendt i ADPOINT

Billedfiler

Billedernes størrelse og opløsning har betydning for, hvor skarpe de bliver i tryk.

Oftest vil billeder downloadet fra en hjemmeside være små og have en lav opløsning

Billedets opløsning

udtrykkes i dpi/ppi (dots per inch/points per inch)

Optimalt: 200 dpi eller over
Kan sandsynligvis bruges: 120 dpi
Kan sandsynligvis ikke bruges: under 120 dpi

Billedets størrelse

udtrykkes i kb (kilobytes)

Optimalt: 200 kb eller over
Kan sandsynligvis bruges: 100-200 kb
Kan sandsynligvis ikke bruges: 10-100 kb

Tjek billedstørrelse på fil på skrivebord eller i mappe: Marker billedet, højreklik og vælg “egenskaber”

Billedets filformat

er et udtryk for hvordan
og fra hvilket program billedet er gemt.

Optimalt: jpg, jpeg, png, psd, tif
Kan sandsynligvis bruges: pdf, gif, bmp
Kan prøve: word, powerpoint, excel

Tjek billedets opløsning når det ligger på skrivebord
eller i mappe: Marker billedet, højreklik og vælg “egenskaber” og
derefter “detaljer”

Hvis du selv fotograferer

Produktfoto

• Produktet tages så vidt muligt lige på
• Tages på en ensfarvet baggrund – så evt. fritlægning af produktet gøres nemmere. Evt. med et hvidt stykke A3 papir bagved. Specielt godt ved flasker hvor der er gennemsigtighed.
• Som regel er det en god idé IKKE at tage billedet i butikslys, lys fra lystofsrør er generelt dårligt at fotografere i. Tag hellere produktet udenfor i dagslys, med på avisen eller i et andet rum uden lysstofrør.
• Brug gerne blitz, hvis billedet tages indenfor.
• Husk at sørge for at prismærker etc. ikke ligger ind over produktet.
• Tjek at HELE produktet er med på billedet.
• Tag hellere for mange end for få billeder, og husk at checke der ikke er for mange spejlinger i produktet og at hele produktet er med på foto 🙂

• Personfoto
  Tages på en ensfarvet baggrund hvis det skal fritlægges. Evt. op af en hvid væg, og personen skal stå ca 1 m fra væggen. Sørg for at billedet tages så tæt på som muligt for at sikre skarpheden. Hvis du er i tvivl, så send gerne et par stykker at vælge mellem med til grafikeren.
• Tag hellere for mange end for få billeder.

Logomateriale

Til logoer fungerer vektorfiler bedst. De kan skaleres frit, uden at det går ud over skarpheden

Optimalt: ai, eps
Kan sandsynligvis bruges: pdf, png, jpg, jpeg, psd, tif
Kan sandsynligvis ikke bruges: word, powerpoint, excel

Tekstfiler

Tekst skal modtages redigerbart. Modtages tekst som jpg, jpeg, psd, tif (en billedfil) skal den skrives rent af enten salgskonsulenten eller supportafd.

Det er ikke grafikerens ansvar at tjekke for stave- eller sprogfejl – så det er en god ide at læse teksten igennem før den sendes til produktion.

Optimalt: doc, docx, txt, cls, xlsx, ppt, pptx
Kan sandsynligvis bruges: pdf, eps, ai
Kan sandsynligvis ikke bruges: andre filer

Bureauopgaver

Vi er klar til alle de opgaver, som ikke er annonce- produktion eller poduktion af salgsmateriale. Disse opgaver sendes også på mail til grafisk afdeling.

ALLE mails sendes til grafisk.hilleroed@sn.dk eller grafisk.roskilde@sn.dk

Vi kan producere stort set alt, f.eks. magasiner, plakater, emballage, skilte, visitkort, klistermærker, foldere og flyers og …..